What is the nicest (user-friendliest) way to tell a user about “Access Denied” error?

Our software implements a layer of role-based security to secure data access, in the form of access control lists. Whenever a user tries to do something that isn’t allowed, the software layer will receive an “access denied” error code or exception.

Having seen how our customers react to such “access denied” messages, and their negative impression to our software as a result, I’ve been thinking about how we should modify that message to make it less stressful.

I understand that the best way to reduce such frustration is to simply hide the UI actions that a user is not authorized to do. However, our UI is very feature-rich and it is not always possible to predict whether a UI action will result in access-denied error.

From a user’s point of view, it would be nice if the user can be told “what went wrong”, i.e. explained in the same way that a human IT administrator would explain.

My question

  • From a user-friendliness standpoint, what is the best way to present an “access denied” message without offending or frightening the user?
  • From a software design standpoint, what design methodologies can be used to reduce the chance of a user seeing an access-denied situation?

Some thoughts

  • If there is a security rule that says someone is forbidden from viewing a piece of data, then:

    • If the user has low trust (e.g. general public), no explanation for the “access denied” should be given because any partial information could be used against the security.
    • If the user has partial trust (e.g. an employee in the customer’s organization whose rank is not high enough, or works in a different department), perhaps some explanation can be given to the user so that the user knows what security rule is being enforced?
  • However, occasionally some security setup is based on “denied by default”, meaning that in the absence of a rule granting access, nobody can access anything.

    • In this case, it is much harder for a software system to explain to the user why the “access denied” occurred. Maybe it is a configuration error (a human error)? Maybe a security rule is indeed being enforced in the way of the lack of a “access granting rule”?

Related:

Methodologies for Managing Users and Access?

1

The best solution in this case (and it is mentioned in the question) is simply to remove, or even better, to disable the UI elements that lead to “Access denied” actions. This way, the user will know that they can’t do this action. Additionally, some hints can be displayed on these elements that to explain: “Disabled, because this action requires more privileges.” or something similar.

The statement

“our UI is very feature-rich”

is a stupid excuse not to use this method. Any other solution will cause annoyance to the user, regardless of how politely you phrase the reason in the error message.

Well, OK, I will write about another acceptable method:
Instead of error message, the program must give the user chance to raise their privileges on such actions. Some dialog box that says: “You need additional privileges in order to perform this action. Please, provide your username/password.” and corresponding user/password edits (or whatever controls you are using for authentication).
Also, OK/Cancel buttons. If the user presses “Cancel” no additional action is provided. If the user presses OK without acceptable user/password – provide error message “Access denied for specified user” or “Wrong password” or other consistent message and go back to the dialog for second try.

This way, the user will cancel the action himself, so the user will be less annoyed.

3

Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức sự kiện 5 sao Thông tin về chúng tôi Dịch vụ sinh nhật bé trai Dịch vụ sinh nhật bé gái Sự kiện trọn gói Các tiết mục giải trí Dịch vụ bổ trợ Tiệc cưới sang trọng Dịch vụ khai trương Tư vấn tổ chức sự kiện Hình ảnh sự kiện Cập nhật tin tức Liên hệ ngay Thuê chú hề chuyên nghiệp Tiệc tất niên cho công ty Trang trí tiệc cuối năm Tiệc tất niên độc đáo Sinh nhật bé Hải Đăng Sinh nhật đáng yêu bé Khánh Vân Sinh nhật sang trọng Bích Ngân Tiệc sinh nhật bé Thanh Trang Dịch vụ ông già Noel Xiếc thú vui nhộn Biểu diễn xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức tiệc uy tín Khám phá dịch vụ của chúng tôi Tiệc sinh nhật cho bé trai Trang trí tiệc cho bé gái Gói sự kiện chuyên nghiệp Chương trình giải trí hấp dẫn Dịch vụ hỗ trợ sự kiện Trang trí tiệc cưới đẹp Khởi đầu thành công với khai trương Chuyên gia tư vấn sự kiện Xem ảnh các sự kiện đẹp Tin mới về sự kiện Kết nối với đội ngũ chuyên gia Chú hề vui nhộn cho tiệc sinh nhật Ý tưởng tiệc cuối năm Tất niên độc đáo Trang trí tiệc hiện đại Tổ chức sinh nhật cho Hải Đăng Sinh nhật độc quyền Khánh Vân Phong cách tiệc Bích Ngân Trang trí tiệc bé Thanh Trang Thuê dịch vụ ông già Noel chuyên nghiệp Xem xiếc khỉ đặc sắc Xiếc quay đĩa thú vị
Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa
Thiết kế website Thiết kế website Thiết kế website Cách kháng tài khoản quảng cáo Mua bán Fanpage Facebook Dịch vụ SEO Tổ chức sinh nhật