How to match large data on excel based on some criteria?

I am using MS Office Pro Plus 2019. I have an excel that has 6 columns inside.

A = ARMADAW, B = ARMADAS, D = SAPIWC, E = ARMADAIWC, G = SAPW, H = SAPS

I would like to color the matching values B and H. But there are criterias.

  • For ARMADAS B2: D542295890, I am getting the ARMADAW A2:B05KAYIP
  • I will look for B05KAYIP in the E column ARMADAIWC and get the corresponding D SAPIWC value 0010
  • Then I look for 0010 in column G SAPW and get the matching value of D542295890 ARMADAS B2.
  • If B and H matches then I want to color them.

I wrote a console application with C# but since there are approx. 395000 rows it takes too much to complete. In fact it is still trying to match the values right now 🙂

Is there a faster way with Excel to do this? I need help here.

Here is sample data:

ARMADAW ARMADAS     SAPIWC  ARMADAIWC       SAPW    SAPS
B05KAYIP    D542295890      0001    TT Mobil_SITES      34CS    210305601410F7000079
B06KAYIP    99121839        0010    Consumer Str.Loc        0030    210305601410F7000083
B05KAYIP    210212D4726TB1004467        0011    E-SIM Brysl Digi        34CS    210305601410F7000078
B05KAYIP    21013158489TAB002570        0012    E-SIM M2M Digitl        34CS    210305601410F7000077
B06KAYIP    21021205889TAB002094        0030    B08KAYIP        0055    210305601410F7000076
B08KAYIP    CM90012939      0040    Public Stor.Loc.        0055    210305601410F7000075
B05KAYIP    FP110305448     0050    Other groups StL        34CS    210305601410F7000074
B08KAYIP    FP110305447     0055    B06KAYIP        34CS    I0I0728878
B05KAYIP    I0E1717261      0060    Corporate Str.L.        0055    99121839
B011KAYIP   00004240        0065    Scrap Str.L.        34CS    I0I0728685
B05KAYIP    05004326        0080    Buffer Stock        0030    FP110305447
B013KAYIP   05004336        34CS    Macka Stor.Loc.     34CS    I0I0728756
B05KAYIP    05004345        0100    G-ADN       34CS    I0I0728837
Macka Stor.Loc. I0I0728837      0101    ADANA_OMC       34CS    I0I0728797

Here is the error message when I use this formula:

=EĞERHATA(KAYDIR(İNDİS(H$2:H$4,KAÇINCI(B2,H$2:H$4,0)),,-1)=İNDİS(D$2:D$4,KAÇINCI(A2,E$2:E$4,0)),YANLIŞ)

4

This formula in a cell (e.g. J2 and drag down) looks for the appropriate values in the two tables, and if a match is found return TRUE otherwise FALSE

=IFERROR(OFFSET(INDEX(H$2:H$4,MATCH(B2,H$2:H$4,0)),,-1)=INDEX(D$2:D$4,MATCH(A2,E$2:E$4,0)),FALSE)

The result of the formula on sample data:

This is Markdown format with site https://tabletomarkdown.com/convert-spreadsheet-to-markdown/

ARMADAW ARMADAS SAPIWC ARMADAIWC SAPW SAPS
B05KAYIP D542295890 0001 TT Mobil_SITES 34CS 210305601410F7000079
B06KAYIP 99121839 0010 Consumer Str.Loc 0030 210305601410F7000083
B05KAYIP 210212D4726TB1004467 0011 E-SIM Brysl Digi 34CS 210305601410F7000078
B05KAYIP 21013158489TAB002570 0012 E-SIM M2M Digitl 34CS 210305601410F7000077
B06KAYIP 21021205889TAB002094 0030 B08KAYIP 0055 210305601410F7000076
B08KAYIP CM90012939 0040 Public Stor.Loc 0055 210305601410F7000075
B05KAYIP FP110305448 0050 Other groups StL 34CS 210305601410F7000074
B08KAYIP FP110305447 0055 B06KAYIP 34CS I0I0728878
B05KAYIP I0E1717261 0060 Corporate Str.L. 0055 99121839
B011KAYIP 00004240 0065 Scrap Str.L. 34CS I0I0728685
B05KAYIP 05004326 0080 Buffer Stock 0030 FP110305447
B013KAYIP 05004336 34CS Macka Stor.Loc. 34CS I0I0728756
B05KAYIP 05004345 0100 G-ADN 34CS I0I0728837
Macka Stor.Loc. I0I0728837 0101 ADANA_OMC 34CS I0I0728797

11

First, thanks to Black cat for providing data as table.


With Tables and Named Formulas

Alternatively you could try using tables and along with named formulas, also avoiding use of OFFSET:

  1. Create 3 tables for the six columns
  2. Create named formula for conditional formatting – since we cannot directly use table references directly yet
    1. Select the first cell in ARMADAS column and select FORMULAS > Define Name
    2. Enter the name as colorARMADAS and the formula as =INDEX(tbSAPW[SAPW],MATCH(tbARM[@ARMADAS],tbSAPW[SAPS],0),1) = INDEX(tbSAPIWC[SAPIWC],MATCH(tbARM[@ARMADAW],tbSAPIWC[ARMADAIWC],0),1)
    3. Select all the cells in the ARMADAS column with first cell highlighted
    4. Select Conditional formatting New Rule > Classic > Use formula and enter =colorARMADAS
  3. Follow these steps for the other table tbSAPW

colorARMADAS

=INDEX(
    tbSAPW[SAPW],
    MATCH(tbARM[@ARMADAS], tbSAPW[SAPS], 0),
    1
) =
    INDEX(
        tbSAPIWC[SAPIWC],
        MATCH(tbARM[@ARMADAW], tbSAPIWC[ARMADAIWC], 0),
        1
    )

=İNDİS(tbSAPW[SAPW];KAÇINCI(tbARM[@ARMADAS];tbSAPW[SAPS];0);1)
= İNDİS(tbSAPIWC[SAPIWC];KAÇINCI(tbARM[@ARMADAW];tbSAPIWC[ARMADAIWC];0);1)

colorSAPS

=INDEX(
    tbSAPIWC[SAPIWC],
    MATCH(
        INDEX(
            tbARM[ARMADAW],
            MATCH(tbSAPW[@SAPS], tbARM[ARMADAS], 0),
            1
        ),
        tbSAPIWC[ARMADAIWC],
        0
    ),
    1
) = tbSAPW[@SAPW]

=İNDİS(
    tbSAPIWC[SAPIWC];
    KAÇINCI(
        İNDİS(tbARM[ARMADAW]; KAÇINCI(tbSAPW[@SAPS]; tbARM[ARMADAS]; 0); 1);
        tbSAPIWC[ARMADAIWC];
        0
    ); 1) = tbSAPW[@SAPW]

Tables and named formulas:

Conditional formatting:

Result:

Since Power Query might perform better with large datasets, here’s a suggestion get matching entries (could be used for highlighting later). (Power Query is available for Excel 2016 and later):

With three tables defined as in my other answer, create a new blank query with:

let
  tbARM = Excel.CurrentWorkbook(){[Name = "tbARM"]}[Content],
  tbSAPIWC = Excel.CurrentWorkbook(){[Name = "tbSAPIWC"]}[Content],
  tbSAPW = Excel.CurrentWorkbook(){[Name = "tbSAPW"]}[Content],
  innerJoinedWithSAPW = Table.NestedJoin(
    tbARM,
    {"ARMADAS"},
    tbSAPW,
    {"SAPS"},
    "tbSAPW",
    JoinKind.Inner
  ),
  expandMerged = Table.ExpandTableColumn(innerJoinedWithSAPW, "tbSAPW", {"SAPW"}, {"SAPW"}),
  innerJoinedWithSAPIWC = Table.NestedJoin(
    expandMerged,
    {"ARMADAW", "SAPW"},
    tbSAPIWC,
    {"ARMADAIWC", "SAPIWC"},
    "tbSAPIWC",
    JoinKind.Inner
  ),
  expandedSAPIWC = Table.ExpandTableColumn(
    innerJoinedWithSAPIWC,
    "tbSAPIWC",
    {"SAPIWC", "ARMADAIWC"},
    {"SAPIWC", "ARMADAIWC"}
  )
in
  expandedSAPIWC

2

Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức sự kiện 5 sao Thông tin về chúng tôi Dịch vụ sinh nhật bé trai Dịch vụ sinh nhật bé gái Sự kiện trọn gói Các tiết mục giải trí Dịch vụ bổ trợ Tiệc cưới sang trọng Dịch vụ khai trương Tư vấn tổ chức sự kiện Hình ảnh sự kiện Cập nhật tin tức Liên hệ ngay Thuê chú hề chuyên nghiệp Tiệc tất niên cho công ty Trang trí tiệc cuối năm Tiệc tất niên độc đáo Sinh nhật bé Hải Đăng Sinh nhật đáng yêu bé Khánh Vân Sinh nhật sang trọng Bích Ngân Tiệc sinh nhật bé Thanh Trang Dịch vụ ông già Noel Xiếc thú vui nhộn Biểu diễn xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức tiệc uy tín Khám phá dịch vụ của chúng tôi Tiệc sinh nhật cho bé trai Trang trí tiệc cho bé gái Gói sự kiện chuyên nghiệp Chương trình giải trí hấp dẫn Dịch vụ hỗ trợ sự kiện Trang trí tiệc cưới đẹp Khởi đầu thành công với khai trương Chuyên gia tư vấn sự kiện Xem ảnh các sự kiện đẹp Tin mới về sự kiện Kết nối với đội ngũ chuyên gia Chú hề vui nhộn cho tiệc sinh nhật Ý tưởng tiệc cuối năm Tất niên độc đáo Trang trí tiệc hiện đại Tổ chức sinh nhật cho Hải Đăng Sinh nhật độc quyền Khánh Vân Phong cách tiệc Bích Ngân Trang trí tiệc bé Thanh Trang Thuê dịch vụ ông già Noel chuyên nghiệp Xem xiếc khỉ đặc sắc Xiếc quay đĩa thú vị
Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa
Thiết kế website Thiết kế website Thiết kế website Cách kháng tài khoản quảng cáo Mua bán Fanpage Facebook Dịch vụ SEO Tổ chức sinh nhật