How to identify (business) processes for automation?

I recently started at a company and am working on statistical data analysis and data handling (market research). A lot of my tasks were previously done entirely by hand, so I created a few tools to automate much of my work.

My boss asked if I could go ahead and look for other automation-possibilities. I certainly have the time and skill, but I don’t know how to find processes which would be good candidates to be automated.

I could ask co-workers, but most of them don’t understand what is easy to automate and what isn’t. I believe that there are processes for this sort of thing – but I don’t know enough to start Googling.

What comes before requirements discovery and analysis?

How do I identify business processes that will be more efficient as automated tasks?

2

It sounds like you’re trying to elicit requirements.

There are many techniques for eliciting requirements, but I would suggest observation as a good method. Simply watch people perform their daily jobs and identify manual activities that are repetitive or frequently performed – these may make good candidates for automation. It will also help you better understand the business and the roles of various people.

If there are people who are willing and able to take the time, you may also couple interviewing with observation. Ask questions about what they are doing, why they are doing it, and if they have any complaints or problems with the current process. This may not always be possible if people are extremely busy or have tight deadlines, but you may be able to find some people willing to take a short break or have a working lunch.

1

In my experience, you really have to walk a mile in their shoes. Ask if you can help them do their job for a morning. Walk through everything they do. Ask questions about what they do in certain circumstances (it’s usually the rarely-but-once-a-month stuff that makes it hard to automate). Then go back and put together a functional specification. Then walk them through the idea verbally and get their feedback. Having the discussion will bring up other ideas they didn’t think about before. You might need one or two revisions.

That’s the best way I’ve found. People rarely come to you with ideas because, as you said, they don’t know what’s easy and what’s hard. However, once you do this a couple of times, they’ll start to get a feel for it and they’ll start to suggest small improvements, etc.

1

You should ask your colleagues about the processes they use on a daily basis, where they spend most of their time, or what they do that they wish they didn’t have to do.

Don’t ask them what they want automated because you’ll be less likely to get good feedback.

Maybe write usecases for the most common tasks in your organisation and invite your boss (or someone else in the organisation) for an “interpretive review”, were he/she reads the cases out loud and explains how he/she understands it (and whether he/she agrees). In my experience, when concrete descriptions of workflows is interpreted by an involved part, patterns and anomalies are recognized, and automatable processes can be identified.

2

If you are looking for projects with the greatest impact create a value stream map of some of your key processes (Google Lean manufacturing and value stream). You will quickly be able to identify bottlenecks in many of your processes. You may even notice that most or all of your processes have a common constraint (ie data has to be manually manipulated before it can be passed on to the next step of the process). This is where you can apply your VBA/.Net/Database skills.

If you are looking for small projects, just look at any task that takes a long time, is done repetitively and does not add a lot of value to the final product (ie people in the office will commonly say “It’s not that it’s difficult, it’s just very manual.” about these tasks).

If you are looking for more formalized approaches to identifying projects for process improvement, research Lean, Six Sigma and/or Theory of Constraints. All provide useful approaches and tools for process improvement.

Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức sự kiện 5 sao Thông tin về chúng tôi Dịch vụ sinh nhật bé trai Dịch vụ sinh nhật bé gái Sự kiện trọn gói Các tiết mục giải trí Dịch vụ bổ trợ Tiệc cưới sang trọng Dịch vụ khai trương Tư vấn tổ chức sự kiện Hình ảnh sự kiện Cập nhật tin tức Liên hệ ngay Thuê chú hề chuyên nghiệp Tiệc tất niên cho công ty Trang trí tiệc cuối năm Tiệc tất niên độc đáo Sinh nhật bé Hải Đăng Sinh nhật đáng yêu bé Khánh Vân Sinh nhật sang trọng Bích Ngân Tiệc sinh nhật bé Thanh Trang Dịch vụ ông già Noel Xiếc thú vui nhộn Biểu diễn xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức tiệc uy tín Khám phá dịch vụ của chúng tôi Tiệc sinh nhật cho bé trai Trang trí tiệc cho bé gái Gói sự kiện chuyên nghiệp Chương trình giải trí hấp dẫn Dịch vụ hỗ trợ sự kiện Trang trí tiệc cưới đẹp Khởi đầu thành công với khai trương Chuyên gia tư vấn sự kiện Xem ảnh các sự kiện đẹp Tin mới về sự kiện Kết nối với đội ngũ chuyên gia Chú hề vui nhộn cho tiệc sinh nhật Ý tưởng tiệc cuối năm Tất niên độc đáo Trang trí tiệc hiện đại Tổ chức sinh nhật cho Hải Đăng Sinh nhật độc quyền Khánh Vân Phong cách tiệc Bích Ngân Trang trí tiệc bé Thanh Trang Thuê dịch vụ ông già Noel chuyên nghiệp Xem xiếc khỉ đặc sắc Xiếc quay đĩa thú vị
Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa
Thiết kế website Thiết kế website Thiết kế website Cách kháng tài khoản quảng cáo Mua bán Fanpage Facebook Dịch vụ SEO Tổ chức sinh nhật