Excel, how to find duplicates by names in a selection of rows

The rows or selection can contain names but also other (different) information but the name is the value that needs to be searched to find a duplicate. It’s hard to explain so I will show it with an example:

Rows of data or selection:

ICT-XXXX – New laptop // Greg Smeets // 2024-07-05

ICT-XXXX – old laptop // Julie De Roover // 2024-07-05

ICT-XXXX – New laptop // Anton Gilles // 2024-07-05

ICT-XXXX – laptop // Wout Tiberi // 2024-07-05

ICT-XXXX – New laptop // Jaffer Antone // 2024-07-05

ICT-XXXX – laptop // Julie De Roover // 2024-07-05

ICT-XXXX – Old laptop // Greg Smeets // 2024-07-05

So the rows of Julie De Roover & Greg Smeets should be shown in red for example.

The conditional foramtting > highlight duplicaties values function in excel doesn’t support this or does not offer a solution.

2

If you have Excel 365 you can do it with one formula in conditional formatting without a helper column:

=LET(t,A1,
n,TEXTBEFORE(TEXTAFTER(t,"//"),"//"),
all,TEXTBEFORE(TEXTAFTER($A$1:$A$7,"//"),"//"),
COUNTA(FILTER(all,all=n))>1)

Without Excel 365 the simplest way would be to use a helper column with the extracted names:

Formula for the helper column:

=TRIM(MID(A1,FIND("//",A1)+2,FIND("//",A1,FIND("//",A1)+2)-FIND("//",A1)-2))

Formula for conditional formatting:

=COUNTIF($B$1:$B$7,B1)>1

5

Here’s another way, using named formulas:

getName – extract the name before the last part (based on your comment):

=LAMBDA(cell,
    LET(
        num_parts, (LEN(cell) - LEN(SUBSTITUTE(cell, "//", ""))) / 2,
        IFERROR(
            TRIM(TEXTAFTER(TEXTBEFORE(cell, "//", num_parts), "//", num_parts - 1)),
            ""
        )
    )
)

allNames – to make selecting names from the input column – adjust according to your data (will automatically include new rows within A1000):

=getName(Sheet1!$A$1:XLOOKUP(TRUE, Sheet1!$A$1:$A$1000 <> "", Sheet1!$A$1:$A$1000, , , -1))

isDuplicate – the main function used in Conditional formatting:

=LAMBDA(a,
    AND(
        NOT(ISBLANK(a)),
        IFERROR(
            ROWS(FILTER(allNames, allNames = getName(a))) > 1,
            FALSE
        )
    )
)

For conditional formatting, select a1:axx with a1 begin the active cell, enter:

=isDuplicate($A1)

If you’re looking to highlight, duplicate names in Excel but your data has different info in each row (like dates or tasks), the basic “Highlight Duplicates” won’t quite cut it.

Here’s what you can do:

  1. Select your range of data.
  2. Go to Conditional Formatting > New Rule > Use a formula.
  3. Use this formula (assuming names are in column B):
    =COUNTIF($B:$B, B1) > 1
  4. Set your formatting (red fill, for example) and hit OK.

If all your data is in one column, you’d need a more specific formula to pull out the name from between “//”. But this approach should work in most cases where you have clear columns. It’s a simple trick but really handy for catching duplicates based on names, even if the rest of the row is different.

1

Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức sự kiện 5 sao Thông tin về chúng tôi Dịch vụ sinh nhật bé trai Dịch vụ sinh nhật bé gái Sự kiện trọn gói Các tiết mục giải trí Dịch vụ bổ trợ Tiệc cưới sang trọng Dịch vụ khai trương Tư vấn tổ chức sự kiện Hình ảnh sự kiện Cập nhật tin tức Liên hệ ngay Thuê chú hề chuyên nghiệp Tiệc tất niên cho công ty Trang trí tiệc cuối năm Tiệc tất niên độc đáo Sinh nhật bé Hải Đăng Sinh nhật đáng yêu bé Khánh Vân Sinh nhật sang trọng Bích Ngân Tiệc sinh nhật bé Thanh Trang Dịch vụ ông già Noel Xiếc thú vui nhộn Biểu diễn xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức tiệc uy tín Khám phá dịch vụ của chúng tôi Tiệc sinh nhật cho bé trai Trang trí tiệc cho bé gái Gói sự kiện chuyên nghiệp Chương trình giải trí hấp dẫn Dịch vụ hỗ trợ sự kiện Trang trí tiệc cưới đẹp Khởi đầu thành công với khai trương Chuyên gia tư vấn sự kiện Xem ảnh các sự kiện đẹp Tin mới về sự kiện Kết nối với đội ngũ chuyên gia Chú hề vui nhộn cho tiệc sinh nhật Ý tưởng tiệc cuối năm Tất niên độc đáo Trang trí tiệc hiện đại Tổ chức sinh nhật cho Hải Đăng Sinh nhật độc quyền Khánh Vân Phong cách tiệc Bích Ngân Trang trí tiệc bé Thanh Trang Thuê dịch vụ ông già Noel chuyên nghiệp Xem xiếc khỉ đặc sắc Xiếc quay đĩa thú vị
Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa
Thiết kế website Thiết kế website Thiết kế website Cách kháng tài khoản quảng cáo Mua bán Fanpage Facebook Dịch vụ SEO Tổ chức sinh nhật