Need Excel Macro to duplicate row per “X” marked in column (VBA)

Need a macro that will help me process data where they add an X to mark which group the row belongs to. For example:

Data Sample

The data comes with many more columns but that’s just the gist of it. They mark with an X the groups the rows belong to and the group ID is in the header. Would be great if it could copy the header and replace it with the “X”. Just need the rows duplicated per group marked in the column.

This needs to be in VBA not SQL. Code:

Sub DuplicateRowsPerCategory()
Dim lastRow As Long
Dim i As Long, j As Long, k As Long
Dim ws As Worksheet
Dim catHeaders() As String

' Set the worksheet where your data is located
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' Change "Sheet1" to your sheet name

' Determine the last row with data
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

' Array to store category headers
ReDim catHeaders(1 To lastRow, 1 To 100) ' Assuming maximum 100 columns

' Loop through each row
For i = 2 To lastRow ' Assuming headers are in row 1
    k = 1
    ' Loop through each column to find categories marked with "X"
    For j = 2 To ws.Cells(i, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
        If ws.Cells(i, j).Value = "X" Then
            ' Duplicate the row
            ws.Rows(i).Copy
            ws.Rows(i + k).Insert Shift:=xlDown
            
            ' Store category header for this row
            catHeaders(i + k, k) = ws.Cells(1, j).Value
            
            k = k + 1
        End If
    Next j
    ' Replace "X" with empty in original row
    For j = 2 To ws.Cells(i, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
        If ws.Cells(i, j).Value = "X" Then
            ws.Cells(i, j).Value = ""
        End If
    Next j
Next i

' Add category headers as new columns
For i = 1 To lastRow
    For j = 1 To 100
        If catHeaders(i, j) <> "" Then
            ws.Cells(i, ws.Cells(i, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column + 1).Value = catHeaders(i, j)
        End If
    Next j
Next i

' Remove empty columns
For j = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column To 2 Step -1
    If WorksheetFunction.CountA(ws.Columns(j)) = 0 Then
        ws.Columns(j).Delete
    End If
Next j

' Clear clipboard
Application.CutCopyMode = False

MsgBox "Rows duplicated per category successfully!", vbInformation End Sub

It’s not doing anything to my code.

2

VBA Code

  • Using an array to load and transform data in memory is a more efficient approach.

Microsoft documentation:

Range.Resize property (Excel)

Range.CurrentRegion property (Excel)

Option Explicit

Sub Demo()
    Dim i As Long, j As Long
    Dim arrData, arrRes, iR As Long
    Dim RowCnt As Long, ColCnt As Long
    ' load data into array
    arrData = ActiveSheet.Range("A1").CurrentRegion.Value
    RowCnt = UBound(arrData)
    ColCnt = UBound(arrData, 2)
    ReDim arrRes(1 To RowCnt * (ColCnt - 3), 1 To 4)
    ' header
    arrRes(1, 1) = "Group": arrRes(1, 2) = arrData(1, ColCnt - 2)
    arrRes(1, 3) = arrData(1, ColCnt - 1): arrRes(1, 4) = arrData(1, ColCnt)
    iR = 1
    ' loop through table
    For i = LBound(arrData) + 1 To UBound(arrData)
        For j = LBound(arrData, 2) To ColCnt - 3
          If UCase(arrData(i, j)) = "X" Then
          ' populate output array
            iR = iR + 1
            arrRes(iR, 1) = arrData(1, j)
            arrRes(iR, 2) = arrData(i, ColCnt - 2)
            arrRes(iR, 3) = arrData(i, ColCnt - 1)
            arrRes(iR, 4) = arrData(i, ColCnt)
          End If
        Next j
    Next i
    Sheets.Add
    ' write output to sheet
    Range("A1").Resize(iR, 4) = arrRes
End Sub

enter image description here


Power Query

let
    Source = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Table1"]}[Content],
    #"Changed Type" = Table.TransformColumnTypes(Source,{{"Group 1", type text}, {"Group 2", type text}, {"Group 3", type text}, {"First Name", type text}, {"Last Name", type text}, {"Phone Number", type text}}),
    #"Unpivoted Other Columns" = Table.UnpivotOtherColumns(#"Changed Type", {"First Name", "Last Name", "Phone Number"}, "Group", "Value"),
    #"Removed Columns" = Table.RemoveColumns(#"Unpivoted Other Columns",{"Value"}),
    #"Reordered Columns" = Table.ReorderColumns(#"Removed Columns",{"Group", "First Name", "Last Name", "Phone Number"})
in
    #"Reordered Columns"

Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức sự kiện 5 sao Thông tin về chúng tôi Dịch vụ sinh nhật bé trai Dịch vụ sinh nhật bé gái Sự kiện trọn gói Các tiết mục giải trí Dịch vụ bổ trợ Tiệc cưới sang trọng Dịch vụ khai trương Tư vấn tổ chức sự kiện Hình ảnh sự kiện Cập nhật tin tức Liên hệ ngay Thuê chú hề chuyên nghiệp Tiệc tất niên cho công ty Trang trí tiệc cuối năm Tiệc tất niên độc đáo Sinh nhật bé Hải Đăng Sinh nhật đáng yêu bé Khánh Vân Sinh nhật sang trọng Bích Ngân Tiệc sinh nhật bé Thanh Trang Dịch vụ ông già Noel Xiếc thú vui nhộn Biểu diễn xiếc quay đĩa Dịch vụ tổ chức tiệc uy tín Khám phá dịch vụ của chúng tôi Tiệc sinh nhật cho bé trai Trang trí tiệc cho bé gái Gói sự kiện chuyên nghiệp Chương trình giải trí hấp dẫn Dịch vụ hỗ trợ sự kiện Trang trí tiệc cưới đẹp Khởi đầu thành công với khai trương Chuyên gia tư vấn sự kiện Xem ảnh các sự kiện đẹp Tin mới về sự kiện Kết nối với đội ngũ chuyên gia Chú hề vui nhộn cho tiệc sinh nhật Ý tưởng tiệc cuối năm Tất niên độc đáo Trang trí tiệc hiện đại Tổ chức sinh nhật cho Hải Đăng Sinh nhật độc quyền Khánh Vân Phong cách tiệc Bích Ngân Trang trí tiệc bé Thanh Trang Thuê dịch vụ ông già Noel chuyên nghiệp Xem xiếc khỉ đặc sắc Xiếc quay đĩa thú vị
Trang chủ Giới thiệu Sinh nhật bé trai Sinh nhật bé gái Tổ chức sự kiện Biểu diễn giải trí Dịch vụ khác Trang trí tiệc cưới Tổ chức khai trương Tư vấn dịch vụ Thư viện ảnh Tin tức - sự kiện Liên hệ Chú hề sinh nhật Trang trí YEAR END PARTY công ty Trang trí tất niên cuối năm Trang trí tất niên xu hướng mới nhất Trang trí sinh nhật bé trai Hải Đăng Trang trí sinh nhật bé Khánh Vân Trang trí sinh nhật Bích Ngân Trang trí sinh nhật bé Thanh Trang Thuê ông già Noel phát quà Biểu diễn xiếc khỉ Xiếc quay đĩa
Thiết kế website Thiết kế website Thiết kế website Cách kháng tài khoản quảng cáo Mua bán Fanpage Facebook Dịch vụ SEO Tổ chức sinh nhật